İş Akışları ve Onaylar

Bu sayfa ne işe yarar?

İş akışları, sık yaptığınız işleri sistemin sizin yerinize takip etmesini sağlar. Örneğin bir görev tamamlandığında ilgili kişiye bildirim gitmesini ya da her sabah bekleyen işlerin hatırlatılmasını bir kez kurarsınız. Bunları her seferinde elle takip etmezsiniz.

İş akışlarının en önemli kullanımı onaylardır. Bir talep tek bir kişinin onayından geçebilir ya da sırayla birkaç kişinin onayını alabilir. Her karar kaydedilir; kimin ne zaman karar verdiği her zaman görülebilir.

Örnek senaryo

Bir üretim firmasında satın alma sorumlusu Elif Hanım, fabrika için yeni bir kaynak makinesi almak istiyor. Talebini sisteme girip onaya gönderir. Önce bölüm yöneticisi Kemal Bey talebi onaylar. Tutar yüksek olduğu için talep müdür Serkan Bey’e geçer. Serkan Bey karar vermeden önce bakım uzmanının görüşünü ister. Bu adıma ara onay denir: ana onay zinciri değişmez, yalnızca karar öncesinde ek bir görüş alınır. Uzman görüşünü verdikten sonra Serkan Bey onaylar. Elif Hanım sürecin her adımını kayıtlardan takip eder.

Kimler kullanır

• Süreç tasarımcıları: İş akışını kuran yöneticiler veya süreç sorumluları. Akışın ne zaman başlayacağını, koşulları ve onay adımlarını belirler.
• Talep sahipleri: Bir kaydı onaya gönderen kişiler. Talebi geri çekebilir; reddedilirse düzeltip yeniden gönderebilir.
• Onaycılar: Her kademede karar veren kişiler. Onaylar, reddeder, düzeltme ister ya da kararından önce bir uzmana danışmak için ara onaya gönderir.

Adım adım süreç

1. Yeni iş akışı oluşturun. İş Akışları bölümünde “Yeni İş Akışı” ile başlayın. Bir ad ve isterseniz kısa bir açıklama girin.
2. Başlangıcı seçin. Akışın nasıl başlayacağını seçin: Manuel (siz elle başlatırsınız), Zamanlanmış (belirli aralıklarla çalışır) ya da Olay Tetiklemeli (bir kayıtta bir olay olduğunda başlar). Örneğin “bir görev tamamlandığında” için Olay Tetiklemeli seçersiniz.
3. Adımları ekleyin. Görsel düzenleyicide kutuları sürükleyip bağlayın. Koşul, işlem (örneğin e-posta göndermek), bekleme ve onay adımlarını sırayla yerleştirin.
4. Koşulları yazın. Koşul adımında kural kutularıyla basit cümleler kurun, örneğin “öncelik Yüksek ve atanan kişi yok”. Kuralların hepsinin doğru olmasını ya da birinin doğru olmasını seçebilirsiniz. Sonuca göre akış “Evet” ya da “Hayır” yoluna gider.
5. Onay adımlarını ayarlayın. Kaç kademe olacağını ve her kademede kimin onaylayacağını seçin. Tutar aralığına göre farklı zincirler de tanımlayabilirsiniz. Örneğin düşük tutarlı talepler yalnızca yöneticiden geçer, yüksek tutarlılar müdürden de geçer.
6. Kaydedin ve etkinleştirin. Akışı kaydedip aktif hâle getirin. Aktif akış, başlangıç koşulu gerçekleştiğinde kendiliğinden çalışır.
7. Onayları yönetin. Onaycılar kendilerine düşen talepleri “bekleyen onaylar” listesinden inceler. Her karar geçmişe işlenir ve ilgili kişilere bildirim gider.

Süreç akışı

flowchart TD
    A[Talep hazırlanır] --> B[Onaya gönderilir]
    B --> C[Yönetici karar verir]
    C -- Onayla --> D[Müdür karar verir]
    C -- Reddet --> E[Talep reddedilir]
    C -- Düzeltme iste --> A
    D -- Onayla --> F[Talep onaylanır]
    D -- Reddet --> E
    D -- Ara onay --> G[Uzman görüşü alınır]
    G --> D

Sık sorulan sorular

Çok kademeli onay nasıl kurulur? Onay şablonunda kademeleri sırayla tanımlarsınız; örneğin önce yönetici, sonra müdür, en son üst yönetim. Bir kademe onaylamadan sonraki kademe başlamaz. Herhangi bir kademe reddederse süreç orada durur ve talep reddedilmiş olur.

Onay zinciri tutara göre değişebilir mi? Evet. Şablona tutar aralığına göre bir koşul ekleyebilirsiniz. Belirli bir tutarın altındaki talepler yalnızca yöneticiden geçer; üstündekiler müdür ve üst yönetim onayını da ister. Talep onaya gönderildiğinde sistem, koşullara en uygun şablonu kendisi seçer.

Ara onay nedir? Bir onaycı kararını vermeden önce geçici olarak bir uzmanın görüşünü alabilir. Örneğin müdür, satın alınacak makinenin teknik özelliklerinden emin değilse talebi bakım uzmanına gönderir. Uzmanın görüşünü aldıktan sonra kendi kararını verir. Ana onay zinciri değişmez.

Talebi onaya gönderdikten sonra geri çekebilir miyim? Evet. Talep hâlâ onay sürecindeyse geri çekebilirsiniz; bu işlem onay zincirini durdurur ve talebi iptal eder. Bir kademe talebi düzeltme için geri gönderdiyse, gerekli değişiklikleri yapıp talebi yeniden onaya sunabilirsiniz.

Bekleyen onaylarımı nereden görürüm? Size düşen tüm onaylar tek bir “bekleyen onaylar” listesinde toplanır. Sıra size geldiğinde bildirim alırsınız. Listeden talebi açıp onaylayabilir, reddedebilir, düzeltme isteyebilir ya da ara onaya gönderebilirsiniz.

Organizasyon ve proje şablonu arasındaki fark nedir? Organizasyon düzeyindeki şablonlar, tüm projelerde geçerli varsayılan onay kurallarını belirler. Bir projenin farklı bir onay akışına ihtiyacı varsa, o proje için özel bir şablon tanımlayabilirsiniz. Sistem önce proje şablonunu, yoksa organizasyon şablonunu uygular.