E-posta ve Bildirimler

Bu sayfa ne işe yarar?

Platform; davet, bildirim ve hatırlatma gibi durumlarda e-posta gönderir. Bu e-postaların hangi adresten ve hangi adla gideceğini, kendi e-posta gönderim ayarlarınızı girerek siz belirlersiniz. Ekibinize ulaşan mesajlar böylece tanıdık kurumsal adresinizden ve markanızla gelir.

Kendi ayarlarınızı girmek isteğe bağlıdır ama önerilir. Girmezseniz platform kendi varsayılan yöntemiyle e-posta gönderebilir. Birden fazla yapılandırma ekleyip birini varsayılan yapabilirsiniz; kaydetmeden önce bağlantıyı test ederek her şeyin çalıştığını doğrulayın.

Örnek senaryo

Elif Hanım bir üretim firmasında satın alma sorumlusudur. Tedarikçilere giden davetlerin firmanın kendi adresinden gelmesini istiyor, çünkü tanımadık bir adresten gelen e-postalar genelde dikkate alınmıyor.

Elif Hanım, E-posta (SMTP) sekmesinde Ekle düğmesine basar ve yapılandırmaya “Kurumsal E-posta” adını verir.
E-posta sağlayıcısının verdiği adresi, bağlantı noktası numarasını, kullanıcı adını ve parolayı girer.
Firmanın resmi gönderen adresini ve gönderen adını yazar.
Test düğmesine basar ve bağlantının başarılı olduğunu görür.
Yapılandırmayı varsayılan olarak işaretleyip kaydeder. Artık davet e-postaları firmanın adresinden gider.

Kimler kullanır

Organizasyon yöneticileri: E-posta gönderim ayarlarını girer, test eder ve varsayılan yapılandırmayı seçer. Bu ayarlar Organizasyon Ayarları içindeki E-posta (SMTP) bölümündedir.
BT sorumluları: E-posta sağlayıcısının verdiği teknik bilgileri, yani adres, kullanıcı adı ve parolayı sağlar. Genellikle yöneticiyle birlikte çalışır.
Ekip üyeleri: Ayarlarla ilgilenmez; davet ve bildirim e-postalarını doğru gönderenden alır.

Adım adım

E-posta bölümünü açın. Organizasyon Ayarları içinden E-posta (SMTP) sekmesine gidin. Kayıtlı yapılandırmalarınızı görürsünüz; henüz yoksa yeni bir tane eklemeniz istenir.
Yeni yapılandırma ekleyin. Ekle düğmesiyle formu açın ve yapılandırmaya tanıyacağınız bir ad verin, örneğin “Kurumsal E-posta”.
Sağlayıcı bilgilerini girin. E-posta sağlayıcınızın verdiği adres, bağlantı noktası numarası, kullanıcı adı ve parolayı yazın. Güvenli bağlantı seçeneğini sağlayıcınızın önerdiği şekilde işaretleyin.
Gönderen bilgilerini belirleyin. Alıcıların göreceği gönderen adresini ve adını yazın. Bu bilgi, e-postanın “kimden” alanında görünür.
Bağlantıyı test edin. Kaydetmeden önce test düğmesine basın. Test başarısızsa bilgileri gözden geçirip düzeltin.
Varsayılanı seçin ve kaydedin. Birden fazla yapılandırma varsa hangisinin varsayılan olacağını işaretleyin. Organizasyonunuzun e-postaları artık bu ayarla gönderilir.

Bir yapılandırmayı daha sonra düzenleyebilir, geçici olarak pasif hâle getirebilir veya silebilirsiniz. Pasif yapılandırma listede kalır ama e-posta göndermede kullanılmaz.

Süreç akışı

flowchart TD
    A[E-posta bölümünü açın] --> B[Yeni yapılandırma ekleyin]
    B --> C[Sağlayıcı ve gönderen bilgilerini girin]
    C --> D[Bağlantıyı test edin]
    D --> E{Test başarılı mı?}
    E -- Hayır --> F[Bilgileri düzeltin]
    F --> D
    E -- Evet --> G[Varsayılanı seçip kaydedin]
    G --> H[Bildirimler bu ayarla gönderilir]

Sık sorulan sorular

Kendi e-posta ayarlarımı girmek zorunda mıyım? Zorunlu değil, ama önerilir. Girmezseniz platform varsayılan yöntemiyle e-posta gönderir. Kendi ayarlarınızı eklediğinizde mesajlar kurumsal adresinizden ve markanızla gider.

Parolam güvende mi? Parolanız ekranda tekrar açık olarak gösterilmez. Yapılandırmayı düzenlerken parola alanını boş bırakırsanız mevcut parola korunur; yalnızca değiştirmek istediğinizde yeni parolayı girersiniz.

Bağlantı testi neden başarısız olur? En sık nedenler yanlış adres, hatalı bağlantı noktası numarası, yanlış kullanıcı adı veya parola ve güvenli bağlantı seçeneğinin sağlayıcınızın istediğinden farklı işaretlenmesidir. Test mesajını okuyun, ilgili alanı düzeltip yeniden deneyin.

Birden fazla e-posta yapılandırması ekleyebilir miyim? Evet. İstediğiniz kadar ekleyebilir, birini varsayılan olarak işaretleyebilirsiniz. Organizasyonunuzun e-postaları varsayılan yapılandırmayla gönderilir.

Hangi durumlarda e-posta gönderilir? Kullanıcı davetleri, üyelik onayları ve çeşitli bildirimler e-posta ile iletilir. Bu mesajların hepsi organizasyonunuzun tanımlı yapılandırmasını kullanır.

Bir yapılandırmayı silersem ne olur? Silinen yapılandırma artık e-posta göndermede kullanılmaz. Silinen yapılandırma varsayılansa, başka bir yapılandırmayı varsayılan olarak işaretlemeniz gerekir; aksi hâlde platformun varsayılan yöntemi kullanılır.