Kayıt Tipleri

Bu sayfa ne işe yarar?

Kayıt tipi, işinize özgü bilgileri düzenli tutmanızı sağlar. “Saha Ziyareti”, “Müşteri Şikayeti” ya da “Demirbaş Talebi” gibi bir kayıt türüne ihtiyacınız olduğunda onu kendiniz oluşturursunuz. Bunu bir form gibi düşünebilirsiniz: hangi bilgilerin girileceğine (metin, tarih, sayı, seçim listesi ve daha fazlası) siz karar verirsiniz.

Kayıt tipini tanımladıktan sonra platform o tip için kayıt formu ve liste ekranı oluşturur. Alanları zorunlu yapabilir, aynı değerin iki kez girilmesini engelleyebilir ve bir kaydı başka bir kayda bağlayabilirsiniz. Kayıtlarınız yalnızca sizin organizasyonunuzda görünür.

Örnek senaryo

Bir tesis yönetimi firmasında operasyon sorumlusu Mert, bakım taleplerini e-postayla takip ediyor ve bazı talepler kayboluyor. Mert, “Bakım Talebi” adında bir kayıt tipi oluşturur. Talebin konusu (metin), öncelik (seçim listesi), talep tarihi (tarih) ve fotoğraflar (dosya) alanları olur. Her talep “Açık”, “İşlemde” ve “Tamamlandı” aşamalarından geçer. “Tamamlandı” aşamasındaki bir talep tekrar “Açık” yapılamaz. Ekip tüm talepleri aynı formdan girer, Mert de kimin neyi değiştirdiğini değişiklik geçmişinden görür.

Kimler kullanır

• Kayıt tipi tasarlayanlar: Kayıt tiplerini ve alanlarını oluşturan, düzenleyen ve silen kişiler.
• Ekip üyeleri: Kayıt ekleyen, güncelleyen ve listeleyen kişiler. Yetkilerine göre yalnızca görüntüleyebilir ya da düzenleyebilirler.
• Süreç sorumluları: Kayıtların “Açık → İşlemde → Tamamlandı” gibi aşamalarda ilerlemesini takip eden kişiler.

Adım adım

1. Yeni bir kayıt tipi oluşturun. Custom Entities bölümünde “Yeni Entity” düğmesine basın. Kayıt tipine açık bir ad verin (örneğin “Saha Ziyareti”), isterseniz bir simge ve kısa bir açıklama ekleyin.
2. Alanları ekleyin. İhtiyacınız olan bilgiler için alan ekleyin ve her alanın türünü seçin: metin, uzun metin, sayı, ondalık, tarih, tarih ve saat, evet/hayır, e-posta, telefon, bağlantı, tekli seçim, çoklu seçim, dosya, para birimi, başka bir kayda bağlantı veya aşama.
3. Alan kurallarını belirleyin. Bir alanı zorunlu ya da tekil yapın, seçim listesi için seçenekleri girin ve bağlantı alanının hangi kayıt tipine bağlanacağını seçin. Örneğin her “Görev” kaydı bir “Proje” kaydına bağlanabilir.
4. Aşamaları tanımlayın (isteğe bağlı). Kayıtlarınız belirli bir sırayla ilerliyorsa bir aşama alanı ekleyin: ilk aşamayı, son aşamaları ve hangi aşamadan hangisine geçilebileceğini belirleyin. Kurallara aykırı geçişler engellenir.
5. Kayıt girmeye başlayın. Otomatik oluşturulan formla kayıt girin. Her ekleme, güncelleme ve silme işlemi değişiklik geçmişinde tutulur.
6. Yetkileri ayarlayın. Rol ve izin ayarlarından kimin kayıt tipi tasarlayabileceğini, kimin kayıt ekleyip düzenleyebileceğini belirleyin. Görüntüleme ve düzenleme yetkileri ayrı ayrı verilir.

Dilerseniz kataloğdaki hazır bir paketi tek adımda uygulayarak örnek kayıt tipleri, alanlar ve örnek kayıtlarla başlayabilirsiniz. Örneğin Task-Lite paketi; proje, görev ve yorum kayıt tiplerini aşama akışıyla birlikte kurar.

Süreç akışı

flowchart TD
    A[Yeni kayıt tipi oluştur] --> B[Alanları ekle ve türünü seç]
    B --> C[Alan kurallarını belirle]
    C --> D[Kayıt tipi hazır]
    D --> E[Kayıt ekle güncelle listele]
    E --> F[Yetkiye göre erişim]
    G[Kataloğdan paket uygula] --> D

Sık sorulan sorular

Kod bilmeden kendi kayıt tipimi oluşturabilir miyim? Evet. Tüm süreç formlar ve seçim listeleri üzerinden ilerler. Alanın türünü seçer, kurallarını işaretlersiniz; platform kayıt formunu ve liste ekranını sizin için hazırlar.

Bir kaydı başka bir kayda nasıl bağlarım? “Başka bir kayda bağlantı” türünde bir alan ekleyip hedef kayıt tipini seçin. Örneğin “Görev” kayıt tipine “Proje” bağlantısı eklerseniz, her görev hangi projeye ait olduğunu seçebilir ve bir projenin görevlerini birlikte görebilirsiniz.

Kayıtların hangi aşamadan hangisine geçeceğini sınırlayabilir miyim? Evet. Aşama alanında ilk aşamayı, son aşamaları ve izin verilen geçişleri belirlersiniz. Örneğin “Tamamlandı” aşamasındaki bir kayıt tekrar “Açık” yapılamaz.

Bir alanı sonradan silersem eski kayıtlar ne olur? Alanı silmek yerine pasife almanız önerilir; böylece eski kayıtlardaki değerler korunur. Alanın kayıtlarla bağlantılı adı değiştirilemez, ancak ekranda görünen adı güncelleyebilirsiniz.

Kayıtlarda yapılan değişiklikleri kim, ne zaman yaptı görebilir miyim? Evet. Her ekleme, güncelleme ve silme değişiklik geçmişinde saklanır. Değişen her alanın önceki ve sonraki değerini görebilirsiniz.

Paket uygulamak mevcut verilerimi bozar mı? Hayır. Paketler mevcut yapınıza yalnızca ekleme yapar ve bir paket bir organizasyona en fazla bir kez kurulur. Aynı adlı bir kayıt tipiniz varsa paket onu almaz; çakışma olursa işlem güvenle durur.