Roller ve İzinler

Bu sayfa ne işe yarar?

Roller, organizasyondaki her kişinin neyi görüp neyi yapabileceğini belirler. Bir mutfaktaki görev dağılımına benzer: herkes kendi işini bilir ve yalnızca o işe ait alanlarla çalışır. Rol tanımlamak, her kişiye yalnızca işi için gereken alanları açmanızı sağlar.

Hazır üç rol çoğu ekip için yeterlidir. İhtiyacınız büyürse kendi rollerinizi oluşturabilirsiniz; her bölüm için görüntüleme, oluşturma, düzenleme ve silme izinlerini ayrı ayrı seçersiniz.

Örnek senaryo

Bir tesis yönetimi firmasında operasyon sorumlusu Deniz, bakım ekibindeki kişilerin yalnızca kendi işlerini görmesini istiyor. Deniz, Roller bölümünde “Saha Sorumlusu” adında yeni bir rol oluşturur. Yalnızca bu iş için gereken bölümleri seçer ve her birinde gerekli izinleri işaretler. Rolü saha şefi Emre’ye atar. Emre artık kendi alanında çalışabilir; ona kapalı olan bölümler ekranında görünmez.

Kimler kullanır

• Sahip: Tüm rolleri ve yetkileri belirler, yönetici atar ve en kritik yetkileri kontrol eder.
• Yönetici: Ekibin günlük yetki düzenini yönetir, özel roller tanımlar ve üyelere rol atar.
• Üye: Rolleri yönetmez; kendisine atanan rolün belirlediği alanlarda çalışır.

Küçük ekipler genellikle yalnızca Sahip, Yönetici ve Üye rolleriyle çalışır. Farklı sorumlulukları olan büyüyen ekipler özel rollerle daha ayrıntılı bir düzen kurar.

Adım adım

1. Roller bölümünü açın. Organizasyon Ayarları → Roller sekmesine gidin. Hazır roller (Sahip, Yönetici, Üye) ve varsa sizin oluşturduğunuz roller burada listelenir.
2. Yeni bir rol oluşturun. “Rol Oluştur” seçeneğine tıklayın ve role anlaşılır bir ad verin. Örneğin “Saha Sorumlusu”.
3. Yetkileri seçin. Rolün hangi bölümleri göreceğini işaretleyin. Her bölümde görüntüleme, oluşturma, düzenleme veya silme izinlerinden hangilerinin olacağını seçin. Yalnızca gerekenleri verin.
4. Rolü üyelere atayın. Kullanıcılar bölümünden ilgili kişiye bu rolü verin. Kişi, katıldığı andan itibaren rolünün yetkileriyle çalışır.
5. Zamanla güncelleyin. Sorumluluklar değiştikçe rolün yetkilerini düzenleyin. Değişiklik, o role sahip herkesi hemen etkiler.
6. Kullanılmayan rolleri kaldırın. Artık kullanmadığınız özel rolleri silin. Hazır roller (Sahip, Yönetici, Üye) silinemez.

Süreç akışı

flowchart TD
    B{Hazır roller yeterli mi?} -- Evet --> C[Sahip Yönetici veya Üye seçin]
    B -- Hayır --> D[Yeni özel rol oluşturun]
    D --> E[Bölüm ve izinleri seçin]
    E --> F[Rolü kaydedin]
    C --> G[Rolü üyeye atayın]
    F --> G
    G --> H{Sorumluluk değişti mi?}
    H -- Evet --> E
    H -- Hayır --> I[Üye rolünün yetkileriyle çalışır]

Sık sorulan sorular

Sahip, Yönetici ve Üye arasındaki fark nedir? Sahip her işlemi yapabilir ve organizasyonu yönetir; organizasyonu silmek de buna dahildir. Yönetici üye davet etme, proje açma ve ayarları düzenleme gibi geniş yetkilere sahiptir, ama en kritik işlemler Sahip’te kalır. Üye yalnızca kendisine atanan işlerde çalışır.

Özel rol ile hazır roller arasındaki fark nedir? Hazır roller her organizasyonda bulunur ve silinemez. Özel roller ise sizin tanımladığınız, yalnızca seçtiğiniz yetkileri içeren rollerdir.

Bir kişiye birden fazla rol verebilir miyim? Yetkiler rol üzerinden verilir. En doğru yöntem, kişinin sorumluluğunu tam karşılayan tek bir rol oluşturmak ve gereken yetkilerin hepsini o role eklemektir.

Bir rolün yetkisini değiştirdiğimde ne olur? Değişiklik o role sahip herkesi hemen etkiler. Bir yetkiyi kaldırırsanız ilgili kişiler o bölümü artık göremez. Bir yetki eklerseniz erişim hemen açılır.

Özel bir rolü silersem o roldeki kişilere ne olur? Silmeden önce o roldeki kişilere yeni bir rol vermeniz önerilir. Böylece kimse yetkisiz kalmaz.

Neden herkese geniş yetki vermek yerine sınırlamalıyım? Herkese yalnızca işi için gerekeni vermek, yanlışlıkla yapılan değişiklikleri azaltır. Ayrıca her kişinin sorumluluğunu netleştirir.